Weihnachtsratgeber · Unternehmen & allgemeines Wissen
Freundliche Ansprache vor dem Store und ein gut vorbereiteter Geschenkservice im Geschäft: So verteilen Sie Aufgaben, stellen Material bereit und briefen Ihr Weihnachtsteam.
Ansprechpartnerin für Ihre Anfrage: Lisa Krohn, Vertrieb bei Blank&Biehl.
Mit einem konkreten Auftrag beginnen
Eine Weihnachtspromotion kann auf ein Angebot aufmerksam machen, Kundschaft willkommen heißen oder den Einkauf mit einer kleinen Aufmerksamkeit begleiten. Schreiben Sie zunächst in einem Satz auf, was Besucher erleben sollen. Zum Beispiel: Ein Wichtel begrüßt die Kundschaft vor dem Store und überreicht einen vorbereiteten Gutschein. Daraus lassen sich Personal, Material und Ablauf deutlich besser ableiten als aus dem Wunsch nach einer allgemein weihnachtlichen Aktion.
Weihnachtsmann, Engel und Wichtel können unterschiedliche Rollen übernehmen. Eine Figur kann für persönliche Begegnungen vorgesehen sein, während weitere Teammitglieder Gutscheine ausgeben oder Gäste orientieren. Legen Sie diese Aufgaben vorab fest. Der Weihnachtsmann sollte nicht gleichzeitig am Fotopunkt erwartet werden und vor dem Eingang eine Ausgabe betreuen.
Die Ansprache auf Ihre Marke abstimmen
Für eine Promotion mit Flyern, Gutscheinen oder Produktproben braucht das Team eine verständliche Kernbotschaft. Erklären Sie, was angeboten wird, für wen es gedacht ist und wohin Interessierte weitergehen können. Ein kurzer Beispielsatz hilft, die gewünschte Ansprache zu verdeutlichen. Er soll zum Standort und zu Ihrer Kundschaft passen.
Geben Sie außerdem Antworten auf die naheliegenden Fragen mit: Wo gilt der Gutschein? Wo findet die Aktion statt? Wer kann nähere Auskunft zu einem Produkt geben? Kennzeichnen Sie Aussagen, die das Team nicht selbst beantworten soll. Eine verlässliche Kontaktperson im Geschäft ist dafür hilfreicher als improvisierte Auskünfte.
- Ziel der Aktion und eine kurze, verständliche Botschaft festhalten.
- Ausgabeorte, Laufwege und vereinbarte Aktionszeiten benennen.
- Flyer, Gutscheine, Proben oder Süßigkeiten in ausreichender Menge bereitstellen.
- Produktinformationen, relevante Bedingungen und mögliche Allergene vorab klären.
- Ansprechpartner für Nachschub, Kundenfragen und Änderungen bestimmen.
- Bedingungen am Einsatzort und gegebenenfalls erforderliche Genehmigungen vorab abstimmen.
Geschenkverpackung als eigenen Arbeitsbereich planen
Ein Geschenkservice stellt andere Anforderungen als die Ansprache vor dem Store. Ein zusätzliches Team kann Präsente verpacken und die Ausgabe unterstützen; Material, Arbeitsplätze, Mengen und Zeiten werden dafür gesondert vereinbart. Beschreiben Sie bei Ihrer Anfrage, welche Artikel typischerweise verpackt werden und wie die Kundschaft den Service nutzen soll.
Bereiten Sie den Arbeitsplatz so vor, dass Material und Übergaben geordnet bleiben. Papier, Bänder, Klebematerial und weitere benötigte Utensilien sollten griffbereit sein. Legen Sie fest, wo unverpackte Waren angenommen und fertige Geschenke abgeholt werden. Stimmen Sie mit dem Geschäft ab, wie sich Artikel eindeutig den jeweiligen Kunden zuordnen lassen.
Denken Sie auch an Nachschub und Rückfragen. Wer holt zusätzliches Verpackungsmaterial? Wer entscheidet bei ungewöhnlichen Größen oder besonderen Wünschen? Ein kurzer Probedurchlauf vor Beginn macht solche offenen Punkte sichtbar. Eine verbindliche Zahl verpackter Geschenke lässt sich aus der bloßen Teamgröße nicht ableiten; Artikel und gewünschte Verpackung unterscheiden sich.
Annahme, Verpackung und Ausgabe getrennt organisieren
Nutzen Sie eindeutige Nummern oder ein anderes mit dem Geschäft abgestimmtes Zuordnungssystem. Halten Sie fest, welche Artikel gemeinsam gehören und wo fertige Pakete warten. Planen Sie eine Person für Rückfragen ein, wenn der Verpackungsplatz sonst ständig unterbrochen würde.
Ein Beispiel für das Zusammenspiel im Geschäft
Angenommen, Sie planen eine Weihnachtsaktion mit Begrüßung am Eingang und Geschenkservice im Store. Vor dem Start treffen sich die Verantwortlichen mit dem Team, prüfen Material und gehen die Wege ab. Die Personen am Eingang erklären die Aktion und verweisen auf den vorgesehenen Bereich. Das Verpackungsteam übernimmt die zuvor vereinbarten Aufgaben am Arbeitsplatz.
Eine verantwortliche Person aus Ihrem Haus hält Kontakt zu beiden Bereichen. Sie kümmert sich um Materialnachschub und klärt Änderungen mit der Aktionsleitung. Wenn zusätzlich ein Weihnachtsmann für Fotos vorgesehen ist, erhält dieser einen eigenen Platz und abgestimmte Zeiten. So bleibt für Besucher erkennbar, wo sie begrüßt werden, ein Foto machen oder ein Geschenk abholen können.
Zum Abschluss werden übrig gebliebenes Material und vorbereitete Aufmerksamkeiten gemeinsam übergeben. Halten Sie fest, welche Fragen während der Aktion häufiger aufkamen. Diese Rückmeldung hilft, Botschaft und Ablauf beim nächsten Einsatz präziser vorzubereiten.
Zwei Beispiele für die Teamplanung
Die folgenden Besetzungen sind Rechen- und Planungsbeispiele. Sie sind keine Aussage über übliche B&B-Teamgrößen und enthalten keine Zusage einer bestimmten Verpackungsleistung.
| Beispiel | Aufgabenverteilung |
|---|---|
| Kleine Aktion mit zwei Personen | Ein Weihnachtsengel begrüßt und erklärt die Aktion; eine zweite Person übernimmt die vereinbarte Verpackung. Eine verantwortliche Person des Geschäfts hält Material bereit und beantwortet Sonderfragen. |
| Kombinierte Aktion mit vier Personen | Ein Weihnachtsmann gestaltet die Begegnung, eine Begleitperson führt die Gäste, zwei Personen betreuen den Verpackungsbereich. Der tatsächliche Bedarf hängt von Andrang, Artikelgrößen und gewünschter Verpackung ab. |
Probieren Sie vor Beginn einige typische Artikel aus und messen Sie den tatsächlichen Zeitbedarf. Planen Sie Nachschub, Unterbrechungen und Spitzenzeiten separat. Aus der bloßen Zahl der Mitarbeitenden ergibt sich keine verlässliche Stückzahl pro Stunde.
Die Planung eines eigenständigen Fotopunkts finden Sie unter Weihnachtsmann im Einkaufszentrum.
Ein dokumentierter Einsatz im Handel
Bei einer C&A-Weihnachtsaktion kamen Weihnachtsmann und Wichtelin gemeinsam zum Einsatz. Das Foto zeigt beide Rollen vor der weihnachtlichen Dekoration im Geschäft. Es belegt die Kombination der Figuren im Handel; ein Geschenkverpackungsservice ist für dieses Beispiel nicht dokumentiert.
Diese Angaben gehören in Ihre Anfrage
Nennen Sie Standort, Datum, Aktionszeit und gewünschte Rollen. Beschreiben Sie die Ausgabe oder den Geschenkservice mit seinen Arbeitsschritten. Teilen Sie mit, welches Material Sie stellen, welche Arbeitsplätze vorhanden sind und wer vor Ort entscheidet. Blank&Biehl stimmt darauf aufbauend Aufgaben und Umfang mit Ihnen ab.
Fragen zur Vorbereitung
Können Weihnachtsfiguren Gutscheine oder Produktproben verteilen?
Ja, solche Aktionen lassen sich anfragen. Botschaft, vorbereitete Materialien, Ausgabeorte und Bedingungen am Einsatzort werden vorab abgestimmt.
Gehört Geschenkverpackung automatisch zur Weihnachtsmannbuchung?
Geschenkverpackung wird als ergänzender Service mit einem zusätzlichen Team geplant. Aufgaben, Arbeitsplätze, Material, Mengen und Zeiten werden gesondert vereinbart.
Wer beantwortet besondere Produktfragen?
Legen Sie dafür eine Ansprechperson Ihres Unternehmens fest. Das Promotionteam erhält die abgestimmten Informationen und weiß, an wen es weiterverweisen kann.
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