Weihnachtsratgeber · Unternehmen & allgemeines Wissen
Fotopunkt oder Rundgang durch die Mall? So planen Center und Geschäfte eine Weihnachtsmannaktion mit klarer Besucherführung, abgestimmten Aufgaben und vorbereiteten Fotoabläufen.
Ansprechpartnerin für Ihre Anfrage: Lisa Krohn, Vertrieb bei Blank&Biehl.
Festes Ziel oder mobiler Besuch?
Ein Weihnachtsmann im Shoppingcenter kann Familien am Weihnachtsthron empfangen, Wünsche anhören und für Erinnerungsfotos bereitstehen. Beim Rundgang durch die Mall entstehen dagegen kurze Begegnungen an wechselnden Orten. Entscheiden Sie zuerst, welche Form zu Ihrem Standort und zum gewünschten Besuchererlebnis passt.
Ein fester Fotopunkt bietet Orientierung: Besucher wissen, wo sie den Weihnachtsmann treffen. Ein Rundgang kann verschiedene Bereiche des Centers einbeziehen, braucht aber klare Wege und eine Begleitung. Wenn Sie beides kombinieren, trennen Sie die Zeitfenster. Sonst warten Familien am Fotopunkt, während der Darsteller gerade an anderer Stelle unterwegs ist.
Den Fotopunkt aus Besuchersicht prüfen
Gehen Sie den vorgesehenen Bereich vorab selbst ab. Wo kommen Familien an, wo warten sie und wie verlassen sie den Bereich wieder? Berücksichtigen Sie Kinderwagen, Begleitpersonen und die regulären Laufwege des Centers. Ein Fotopunkt sollte die Orientierung erleichtern und den Zugang zu den Geschäften nicht unübersichtlich machen.
Besprechen Sie mit dem Centermanagement, welcher Platz geeignet ist und welche Bedingungen vor Ort gelten. Prüfen Sie Sichtbarkeit, Hintergrund und Licht für die geplante Aufnahme. Falls Sitzmöbel, Dekoration oder ein Weihnachtsthron vorgesehen sind, halten Sie fest, wer sie bereitstellt und vorbereitet. Die Buchung des Darstellers ersetzt diese Absprachen nicht.
- Ankunft, Wartebereich, Fotopunkt und Ausgang verständlich festlegen.
- Eine Ansprechperson für Besucherfragen und die Reihenfolge benennen.
- Zeiten des Auftritts und geplante Unterbrechungen im Team abstimmen.
- Platz für Familien, Begleitpersonen und einen freiwilligen Abstand zum Darsteller lassen.
- Einen Rückzugsort sowie die Übergabe von Material und Aufmerksamkeiten vereinbaren.
Fläche und Team vor Ort bemessen
Eine pauschale Quadratmeterzahl wäre ohne Grundriss und Besucherzahl wenig hilfreich. Markieren Sie zuerst Sitz- oder Stehposition, Aufnahmeabstand, Zugang, Wartebereich und Ausgang im Lageplan. Prüfen Sie anschließend mit dem Centermanagement Kinderwagen, barrierearmen Zugang und freie Laufwege. Dekoration und wartende Familien brauchen zusätzlichen Platz.
Als Planungsbeispiel können Sie drei klar getrennte Aufgaben vorsehen: eine Person als Weihnachtsmann, eine Person für Warteschlange und nächste Familie sowie eine Person für die Aufnahme. Fotografieren die Familien selbst, kann die Aufnahmeaufgabe entfallen; bei Andrang braucht die Besucherbetreuung gegebenenfalls weitere Unterstützung. Diese Aufteilung ist kein zugesagtes Personalpaket.
Fotografieren und Bildnutzung gesondert klären
Ein Erinnerungsfoto mit dem Weihnachtsmann kann auf dem Smartphone einer Familie entstehen oder Teil einer organisierten Fotoaktion sein. Entscheiden Sie vorab, welches Angebot Sie ankündigen. Wenn Besucher selbst fotografieren, sollte klar sein, wer die nächste Familie heranbittet und wann der Platz wieder frei ist.
Für eine organisierte Aufnahme müssen Fotograf, Fotobox, Hintergrund und Bildnutzung bei Bedarf gesondert vereinbart werden. Legen Sie auch fest, wie die Gäste ihre Bilder erhalten und wer Fragen dazu beantwortet. Stimmen Sie geplante Veröffentlichungen und die erforderlichen Abläufe mit den Verantwortlichen Ihrer Aktion ab, bevor fotografiert wird.
Kinder dürfen selbst entscheiden, ob sie neben dem Weihnachtsmann stehen möchten. Auch ein Bild mit Abstand oder gemeinsam mit einer vertrauten Person kann eine schöne Erinnerung sein. Niemand sollte für ein Foto gedrängt werden. Geben Sie diese Haltung auch an das betreuende Team weiter.
Ein klarer Ablauf bei wechselndem Andrang
Ein möglicher Ablauf beginnt mit einer freundlichen Begrüßung durch das Begleitteam. Die Familie tritt zum Weihnachtsmann, kann kurz einen Wunsch erzählen und nimmt anschließend das vereinbarte Foto auf. Danach verabschiedet sich der Darsteller, während das Team die nächste Begegnung vorbereitet.
Bei höherem Besucherandrang hilft eine klare Reihenfolge. Besprechen Sie vorher, wie viele zusätzliche Aufgaben neben den Fotos vorgesehen sind. Wunschzettel anhören, Geschichten vorlesen und Geschenke verteilen benötigen jeweils Zeit und sollten nicht ungeplant in denselben Ablauf gedrängt werden. Passen Sie die angekündigten Programmpunkte an den vereinbarten Einsatz an.
Soll der Weihnachtsmann kleine Aufmerksamkeiten verteilen, stellen Sie diese bereit. Klären Sie Mengen, Ausgabeort und Produktinformationen vorab. Engel, Wichtel oder zusätzliche Teams können das Konzept nach Absprache ergänzen, beispielsweise bei der Gästebetreuung.
Beispiel für zwei angekündigte Auftrittsblöcke
Für einen Nachmittag könnte der Fotopunkt beispielsweise von 14:00 bis 14:45 Uhr und von 15:00 bis 15:45 Uhr geöffnet sein. Dazwischen bleibt der Darsteller im Rückzugsbereich, während das Begleitteam die Besucher informiert und Material ordnet. Das ist ein Organisationsbeispiel, keine Vorgabe für Schichtlänge oder Pausen; vereinbaren Sie Einsatzzeiten und Erholung individuell.
Legen Sie vor Beginn fest, wann die Warteschlange für den jeweiligen Block schließt. Ein anschließender Rundgang erhält ein eigenes angekündigtes Zeitfenster, damit niemand einen besetzten Fotopunkt erwartet.
Ein dokumentierter Einsatz im Handel
Unsere Fotos zeigen eine C&A-Weihnachtsaktion: Der Weihnachtsmann saß an einem festlich gestalteten Platz im Geschäft, sprach mit Kindern und stand für gemeinsame Fotos bereit. Dieses Beispiel aus dem Einzelhandel veranschaulicht einen festen Fotopunkt; eine konkrete Centerfläche oder Personalstärke lässt sich daraus nicht ableiten.
Das Briefing für Ihren Standort
Für Ihre Anfrage nennen Sie Center oder Geschäft, Termin, gewünschte Aktionszeiten und die geplante Form der Begegnung. Fügen Sie hinzu, ob ein Fotopunkt, Rundgänge oder weitere Aufgaben gewünscht sind. Ein einfacher Lageplan kann Zugänge und Wege verständlich machen.
Vor dem Start sollten Darsteller, Begleitteam und Centermanagement dieselben Informationen haben. Prüfen Sie Kontaktperson, Material, Treffpunkt und Ablauf gemeinsam. So wissen alle, wie die nächste Familie begrüßt wird und an wen sie sich bei Fragen wenden kann.
Für Gutscheinausgabe, Verkaufsaktionen und Verpackung führt der Ratgeber Weihnachtspromotion die gesonderte Planung zusammen.
Fragen zur Vorbereitung
Ist bei einer Weihnachtsmannbuchung ein Fotograf enthalten?
Ein Fotograf ist gesondert zu vereinbaren. Klären Sie bei der Planung auch Fotobox, Hintergrund, Bildübergabe und gewünschte Bildnutzung.
Kann der Weihnachtsmann mehrere Bereiche des Centers besuchen?
Rundgänge lassen sich anfragen. Legen Sie Route, Begleitung und Zeitfenster fest und stimmen Sie die Besucherführung mit Ihrem Standort ab.
Wer stellt Süßigkeiten und kleine Geschenke bereit?
Die Aufmerksamkeiten werden von Ihnen vorbereitet. Mengen, Ausgabe und relevante Produktinformationen besprechen Sie vor dem Einsatz.
Passend dazu
Sie möchten den geplanten Auftritt anfragen? Über Weihnachtsmann buchen gelangen Sie zu unseren Informationen zur Vermittlung.
Noch mehr Weihnachtswissen
Entdecken Sie auch den anderen Ratgeberbereich mit weiteren Anregungen für Ihren Weihnachtsbesuch.
