Weihnachtsratgeber · Unternehmen & allgemeines Wissen
Vom ersten Auftritt bis zur Geschenkübergabe: So stimmen Sie Ihren Weihnachtsmann mit Moderation, Service und Team ab und bereiten ein brauchbares Briefing vor.
Ansprechpartnerin für Ihre Anfrage: Lisa Krohn, Vertrieb bei Blank&Biehl.
Einen klaren Platz im Programm wählen
Ein Weihnachtsmann auf der Firmenfeier kann Gäste begrüßen, eine persönliche Ansprache halten und vorbereitete Geschenke überreichen. Damit dieser Moment wirkt, braucht er einen klaren Platz im Ablauf. Entscheiden Sie zuerst, ob der Darsteller am Empfang, während eines gemeinsamen Programmpunkts oder bei einem Rundgang durch die Teams auftreten soll.
Beim Empfang entstehen viele kurze Begegnungen, während die Gäste noch ankommen. Eine gemeinsame Ansprache setzt voraus, dass die Gruppe bereits zusammen ist. Ein Besuch zwischen den Gängen wiederum muss mit dem Service abgestimmt werden. Wählen Sie den Moment, in dem Ihre Gäste tatsächlich zuhören oder mitmachen können.
Ein Briefing, mit dem der Darsteller arbeiten kann
Bestimmen Sie eine Person, die die Informationen bündelt. Ein kurzes, abgestimmtes Briefing verhindert, dass Eventleitung, Geschäftsführung und Moderation verschiedene Fassungen weitergeben. Beschreiben Sie den gewünschten Ton: herzlich, feierlich oder mit einem augenzwinkernden Rückblick. Humor soll die Gäste einbeziehen und niemanden vorführen.
Für persönliche Worte reichen wenige konkrete Anknüpfungspunkte. Ein gemeinsam abgeschlossenes Projekt oder ein Dank an alle Schichten ist verständlicher als eine Liste interner Abkürzungen. Erklären Sie Namen und Begriffe, die ein Außenstehender nicht kennen kann. Kennzeichnen Sie auch Themen, die im Auftritt nicht angesprochen werden sollen.
- Wer ist im Raum: Mitarbeitende, Partner, Kundschaft oder auch Familien?
- Was ist die Kernbotschaft: willkommen heißen, danken oder einen gemeinsamen Erfolg würdigen?
- Welche Namen werden genannt, und wie werden sie ausgesprochen?
- Wer kündigt den Weihnachtsmann an und gibt das Zeichen für seinen Auftritt?
- Welche Geschenke werden in welcher Reihenfolge überreicht?
- Welche Sprache, Technik und räumlichen Bedingungen müssen vorab geklärt werden?
Briefing-Vorlage für Ihre Feier
Firmenfeier: Briefing-Vorlage als PDF herunterladen. Die Vorlage lässt sich ausdrucken und handschriftlich ausfüllen.
Kopieren Sie die folgenden Felder in Ihre Abstimmung. Eine Person führt die freigegebene Fassung zusammen; Änderungen kennzeichnen Sie mit Datum.
- Termin, Einsatzort und Zugang: …
- Kontakt vor Ort mit erreichbarer Telefonnummer: …
- Publikum, Gästezahl, beteiligte Teams und gewünschte Sprache: …
- Kernbotschaft und Ton der Ansprache: …
- Namen mit Aussprachehilfe; Themen, die nicht angesprochen werden: …
- Beginn, Ende und Zeichen für den Auftritt; zuständige Moderation: …
- Geschenke, Reihenfolge, Übergabeort und Unterstützung bei der Ausgabe: …
- Mikrofon, Musik, Rückzugsraum, Fotoverantwortung und gesondert vereinbarte Leistungen: …
Ein Beispielablauf für einen gemeinsamen Auftritt
Der folgende Ablauf ist eine Planungsgrundlage. Dauer und Umfang werden passend zu Ihrem Darsteller und Ihrer Feier vereinbart. Beginnen Sie mit einer kurzen Ankündigung durch die Moderation. Der Weihnachtsmann begrüßt die Gäste, greift Ihre vorbereiteten Stichpunkte auf und leitet zum Dankeschön des Unternehmens über.
Danach folgt die Geschenkübergabe. Bei einer kleinen Runde können Namen einzeln aufgerufen werden. Bei vielen Gästen lohnt es sich, die Ausgabe nach Teams oder an einem festgelegten Punkt zu organisieren. Beschriftete Präsente und eine eindeutige Liste helfen dabei. Eine Person aus Ihrem Haus unterstützt die Zuordnung, statt den Darsteller mit internen Namen allein zu lassen.
Zum Abschluss kann ein Teamfoto oder ein gemeinsames Weihnachtslied stehen. Sagen Sie vorab, wer fotografiert und wo sich die Gruppe aufstellt. Anschließend übergibt der Weihnachtsmann wieder an die Moderation. Ein erkennbarer Abschluss verhindert, dass der nächste Programmpunkt bereits beginnt, während noch Geschenke oder Fotos offen sind.
Beispiel: ein 30-minütiger Programmpunkt
Diese Zeitaufteilung ist ein Planungsvorschlag für eine überschaubare Runde mit gebündelter Geschenkübergabe, kein Standardpaket und kein Bericht über einen Kundeneinsatz. Stimmen Sie die tatsächliche Dauer und die Zahl der Übergaben vorab ab.
| Minuten | Programmpunkt |
|---|---|
| 0–3 | Moderation kündigt den Gast an; Begrüßung. |
| 3–8 | Persönliche Ansprache mit abgestimmtem Rückblick. |
| 8–20 | Vorbereitete Geschenke überreichen; eine Person aus dem Unternehmen unterstützt. |
| 20–26 | Freiwilliges Teamfoto oder ein vereinbarter gemeinsamer Beitrag. |
| 26–30 | Abschied, Übergabe an die Moderation und Puffer. |
Einzelne Geschenke für eine große Belegschaft passen nicht automatisch in diese zwölf Minuten. Dann sind eine Ausgabe nach Teams, zusätzliche Unterstützung oder ein längerer Einsatz abzustimmen.
Bürobesuch und mehrere Schichten anders planen
Für einen Besuch am Arbeitsplatz brauchen Sie statt eines Bühnenablaufs eine Route. Halten Sie fest, welche Abteilungen besucht werden, wer dort erreichbar ist und wann ein kurzer gemeinsamer Moment möglich ist. Wege zwischen Etagen, Standorten oder Gebäuden gehören in die Planung und sollten nicht erst während des Besuchs auffallen.
Bei mehreren Schichten benennen Sie die jeweiligen Kontaktpersonen und Zeitfenster. Verteilen Sie die Geschenke nach Stationen, damit nicht während jedes Stopps neu sortiert werden muss. Informieren Sie den Darsteller über Bereiche, die nicht betreten werden sollen, und stimmen Sie den Besuch mit den Verantwortlichen vor Ort ab.
Zusätzliche Wünsche ausdrücklich besprechen
Ein kurzer Dialog, persönliche Worte oder ein gemeinsames Lied können den Weihnachtsauftritt ergänzen. Größere Showelemente, Musik, Moderation und Bühnentechnik werden gesondert geplant. Wenn Sie Gitarrenspiel, Klavier oder einen besonderen musikalischen Beitrag wünschen, nennen Sie das bereits in der Anfrage, damit ein geeigneter Darsteller gesucht und der Umfang geprüft werden kann.
Gehen Sie zum Schluss den Ablauf mit Eventleitung und Service durch. Prüfen Sie Treffpunkt, Rückzugsraum, Geschenkübergabe und ein erreichbares Mobiltelefon. Der beste Ablaufplan hilft erst dann, wenn alle Beteiligten wissen, wer den nächsten Schritt auslöst.
Fragen zur Vorbereitung
Kann der Weihnachtsmann aus dem Firmenjahr erzählen?
Ja, auf Grundlage Ihrer vorbereiteten Stichpunkte. Wählen Sie wenige verständliche Ereignisse und stimmen Sie Namen, Ton und Dauer vorher ab.
Ist ein musikalischer Auftritt automatisch dabei?
Besondere musikalische Beiträge werden gezielt angefragt. Programm, geeigneter Darsteller, Instrument und Technik müssen dazu gesondert abgestimmt werden.
Was ist bei vielen Geschenken besonders wichtig?
Eine klare Beschriftung, eine Übergabeliste und eine unterstützende Ansprechperson vor Ort. Besprechen Sie die Anzahl, damit der zeitliche Rahmen zur Ausgabe passt.
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