Weihnachtsratgeber · Unternehmen & allgemeines Wissen
Draußen unterwegs, zwischen den Gängen oder in einer betreuten Runde: So passen Veranstalter den Weihnachtsmannbesuch an Ort, Gäste und vorhandene Abläufe an.
Ansprechpartnerin für Ihre Anfrage: Lisa Krohn, Vertrieb bei Blank&Biehl.
Der Ort entscheidet über die Vorbereitung
Ein Weihnachtsmann begegnet auf einem Markt ständig neuen Besuchern. Im Hotel kann er Teil eines geplanten Gästeprogramms sein, in einer Senioreneinrichtung kommt er in eine vertraute Gemeinschaft. Die Aufgaben können sich ähneln: begrüßen, persönliche Worte sprechen, vorbereitete Geschenke überreichen. Der passende Ablauf entsteht jedoch erst, wenn Ort und Gäste berücksichtigt werden.
Klären Sie deshalb zuerst, ob eine offene Begegnung mit wechselndem Publikum oder ein gemeinsamer Besuch für eine feste Gruppe geplant ist. Benennen Sie anschließend die verantwortliche Person vor Ort. Sie verbindet die Vorbereitung des Darstellers mit den Regeln, Wegen und Abläufen Ihres Hauses oder Ihrer Veranstaltung.
Weihnachtsmarkt: Route, Treffpunkte und Rückzug festlegen
Auf einem Weihnachtsmarkt kann der Weihnachtsmann Gäste begrüßen, bereitgestellte Süßigkeiten verteilen und für Fotos bereitstehen. Legen Sie fest, ob er einen festen Treffpunkt hat oder über das Gelände geht. Bei einem Rundgang helfen eine abgestimmte Route und eine begleitende Kontaktperson, damit Begegnungen und Veranstaltungsablauf zusammenpassen.
Berücksichtigen Sie Besucherandrang und Witterung. Planen Sie einen geschützten Rückzugsort und besprechen Sie, wie Wege oder Treffpunkte bei veränderten Bedingungen angepasst werden. Ein Fotomoment mitten auf einem stark genutzten Laufweg kann schnell unübersichtlich werden. Stimmen Sie geeignete Plätze deshalb mit Ihrer Veranstaltungsleitung ab.
Klären Sie außerdem, wo Süßigkeiten oder andere Aufmerksamkeiten übernommen und bei Bedarf nachgefüllt werden. Die Ausgabe muss zum vereinbarten Einsatz passen. Wenn der Weihnachtsmann zu einer bestimmten Zeit an einer Bühne erwartet wird, gehört der Weg dorthin ausdrücklich in den Ablauf.
Planungsszenario für einen Besuch im Freien
Ein mögliches Konzept ist ein fester Treffpunkt mit zwei kurzen Rundgängen, begleitet von einer Person der Veranstaltungsleitung. Hinterlegen Sie den Rückzugsort und eine wettergeschützte Alternative im Ablaufplan. Das ist ein Planungsszenario, kein Bericht über einen konkreten Kundeneinsatz.
Prüfen Sie vorab, ob Kostüm und Schuhwerk zu Kälte, Nässe und Untergrund passen. Halten Sie eine trockene Umkleide und einen geschützten Aufenthaltsbereich bereit. Bei problematischer Witterung entscheidet die Veranstaltungsleitung mit dem Darsteller über eine angepasste Route, einen Innenbereich oder eine Unterbrechung.
Hotel und Restaurant: Gästeprogramm mit dem Service verbinden
Für Hotelbetreiber kann der Weihnachtsmann Gäste am Empfang begrüßen, ein Adventsprogramm ergänzen oder vorbereitete Geschenke überreichen. Entscheiden Sie, ob der Besuch allen Hausgästen offensteht oder für eine bestimmte Veranstaltung vorgesehen ist. Die Information an Empfang und Service sollte dazu eindeutig sein.
Findet der Auftritt beim Essen statt, stimmen Sie ihn mit der Serviceleitung ab. Ein möglicher Ablauf ist eine kurze Ankündigung, die Begrüßung der Gäste, eine abgestimmte Geschichte oder Ansprache und anschließend die Geschenkübergabe. Wählen Sie dafür einen Moment, in dem der Service den Auftritt einplanen kann.
Bei internationalen Gästen nennen Sie gewünschte Sprachen bereits in der Anfrage. Für eine Geschichte braucht es einen geeigneten Platz und einen zum Publikum passenden Text. Besprechen Sie früh, ob Familien, überwiegend Erwachsene oder eine gemischte Gruppe teilnehmen. Auch in Ferienparks sollte der Besuch in das vorhandene Gästeprogramm eingeordnet werden.
Planungsszenario für das Hotel
Das Hotel kündigt eine gemeinsame Begegnung in der Lobby an, während das Restaurant den Service fortsetzt. Eine Kontaktperson am Empfang begrüßt den Darsteller und übergibt vorbereitete Präsente. Nach Ansprache und Geschenkübergabe endet der Programmpunkt erkennbar. Diese Variante ist ein Beispiel; tatsächlicher Ort, Dauer und Leistung werden mit Ihrem Haus vereinbart.
Senioreneinrichtung: Den Besuch mit dem betreuenden Team abstimmen
In einer Senioreneinrichtung kennt das betreuende Team die Gäste und den Tagesablauf. Stimmen Sie mit ihm Zeitpunkt, Raum, Gruppengröße und gewünschte Dauer ab. Eine kurze Geschichte, persönliche Worte, vorbereitete Geschenke oder ein gemeinsames Lied können den Besuch gestalten. Wählen Sie wenige passende Elemente und lassen Sie Raum für die Reaktionen der Gäste.
Besprechen Sie, wie einzelne Personen angesprochen werden möchten und welche Informationen der Darsteller dafür benötigt. Geben Sie nur die für den Auftritt relevanten Hinweise weiter. Vermeiden Sie einen Ton, der Erwachsene wie Kinder behandelt. Ein freundlicher Besuch kann feierlich, humorvoll oder ruhig sein, je nachdem, was zur Gruppe passt.
Betreuende Ansprechpersonen bleiben eingebunden. Sie unterstützen bei der Orientierung und begleiten die Begegnung. Wenn Geschenke überreicht werden, helfen eine geordnete Liste und die vorbereitete Übergabe. Besondere Bedürfnisse und Änderungen am Veranstaltungstag werden mit dem zuständigen Team abgestimmt.
Planungsszenario für das Seniorenheim
Für eine kleinere Runde lässt sich zunächst ein 15-minütiger Programmpunkt zur Abstimmung vorschlagen: drei Minuten Begrüßung, fünf Minuten bekannte Geschichte oder Lied, fünf Minuten persönliche Grüße und zwei Minuten Abschied. Diese Einteilung ist keine fachliche Vorgabe und kein Erfahrungswert; das betreuende Team legt fest, was zu den Bewohnerinnen und Bewohnern passt.
Wählen Sie vertraute Lieder gemeinsam mit dem Team aus. Sprechen Sie gut verständlich und stimmen Sie Lautstärke oder Mikrofon vorab ab. Verzichten Sie auf überraschendes lautes Klingeln. Wenn die Aufmerksamkeit nachlässt oder eine Person Ruhe braucht, kann das Programm verkürzt oder ein Element ausgelassen werden.
Die gemeinsame Checkliste für alle Einsatzorte
Eine schriftliche Übersicht mit den folgenden Punkten erleichtert die letzte Abstimmung. Bei Ihrer Anfrage können Sie diese Informationen direkt mitsenden. Zusätzliche Aufgaben und besondere Programmpunkte werden passend zum Darsteller und zum gewünschten Umfang vereinbart.
- Datum, Einsatzort, Treffpunkt und gewünschtes Zeitfenster.
- Offenes Publikum oder feste Gruppe, Gästezahl und Besonderheiten der Ansprache.
- Gewünschte Aufgaben sowie Reihenfolge von Begrüßung, Geschichte, Geschenken und Fotos.
- Vorbereitete Materialien, beschriftete Präsente und geplanter Übergabeort.
- Kontaktperson, Rückzugsbereich und Abstimmung mit Service, Veranstaltungsleitung oder Betreuungsteam.
Fragen zur Vorbereitung
Kann der Weihnachtsmann draußen auftreten?
Weihnachtsmärkte und andere weihnachtliche Außenveranstaltungen lassen sich begleiten. Wege, Treffpunkte, Pausen, Rückzug und Witterung gehören in die vorherige Planung.
Ist der Hotelbesuch auch für ein Gästeprogramm geeignet?
Ja. Beschreiben Sie Zielgruppe, Anlass und gewünschten Ablauf. Die Abstimmung mit Empfang, Eventleitung und Service gehört zur Vorbereitung.
Wer plant den Ablauf in einer betreuten Einrichtung?
Der Besuch wird mit dem verantwortlichen Team abgestimmt. Betreuende Ansprechpersonen bleiben eingebunden; Geschichte, Ansprache und Dauer richten sich nach der vereinbarten Gestaltung.
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